Urząd Miejski w Świdnicy, we współpracy z firmą Rekord SI, wdrożył na początku 2026 roku pionierski Kreator Akcji Wymiarowej, który w pełni automatyzuje proces wydawania oraz doręczania decyzji podatkowych. Wykorzystanie zintegrowanego systemu klasy ERP z modułem e-Doręczeń pozwoliło na całkowitą eliminację manualnych etapów przygotowania korespondencji, zmieniając dotychczasowy, wielotygodniowy proces w operację zamykaną w ciągu jednego dnia roboczego.
Cyfryzacja procesu doręczeń
Kluczowym elementem wdrożenia jest pełna integracja z systemem e-Doręczeń, co umożliwiło realizację akcji wymiarowej w formule 100% cyfrowej po stronie urzędu. System automatycznie rozdziela korespondencję na dwa kanały dystrybucji. Pierwszym jest Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), dedykowana obywatelom posiadającym aktywne skrzynki e-doręczeniowe. Drugim filarem jest Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH), która obsługuje pozostałych podatników. W tym modelu urząd przesyła dokumenty w formie elektronicznej do operatora wyznaczonego, który zajmuje się ich wydrukiem i fizycznym dostarczeniem, co eliminuje konieczność angażowania zasobów wewnętrznych instytucji w procesy logistyczne.
Optymalizacja operacyjna i kosztowa
Wdrożenie rozwiązania przyniosło wymierne korzyści w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi i finansami. Dzięki automatycznej weryfikacji adresów w rejestrach państwowych oraz zbiorczej wysyłce blisko 30 000 decyzji, urząd zredukował koszty dystrybucji o około 33%. Oszczędności wynikają bezpośrednio z rezygnacji z tradycyjnego kopertowania, zakupu materiałów eksploatacyjnych oraz wynajmu drukarek przemysłowych. Z perspektywy managera obsługi klienta istotnym aspektem jest uwolnienie potencjału pracowników, którzy zamiast wykonywać powtarzalne czynności techniczne, mogą skupić się na merytorycznym wsparciu mieszkańców.
Nowe standardy w administracji publicznej
Projekt zrealizowany w Świdnicy dowodzi, że e-Doręczenia stanowią skuteczne narzędzie optymalizacji procesów organizacyjnych, a nie jedynie wymóg prawny. Obecnie wydajność całego procesu po stronie urzędu osiągnęła maksymalny poziom, a jedynym etapem pozostającym poza pełną automatyzacją jest fizyczna praca doręczycieli w ramach usługi hybrydowej. Rozwiązanie to stanowi gotowy model operacyjny dla innych jednostek samorządu terytorialnego dążących do cyfrowej transformacji customer care w sektorze publicznym.